Наверняка на вопрос о наличии базы данных, сейчас практически любой бизнес ответит утвердительно.
На всякий случай хочу уточнить, что речь идет не о списках потенциальных клиентов, которые сейчас можно купить за недорого на каждом шагу, а именно о том самом сакральном хранилище, где находятся весь опыт и наработки компании за всю историю её существования.
📌 Важное требование - база знаний должна быть рабочей. Как-то я проводил мониторинг по реализации дорожной карты после стратегической сессии, одним из пунктов которой было создание базы знаний. Ответственный сотрудник хотел как-то мимолетом пройти этот пункт с комментарием, что база знаний уже есть. Когда я стал задавать уточняющие вопросы, оказалось, что база-то есть, но даже бывалые сотрудники не смогли найти в ней заданный для проверки документ. Что тут говорить о новичках, которых отсылают в базу для онбординга?
✅ Что может храниться в корпоративной базе знаний:
Оргструктура компании
Описание бизнес-процессов
Должностные инструкции и регламенты
Шаблоны типовых документов
Материалы для обучения сотрудников
Бизнес-кейсы для обмена опытом
Управленческой отчетность бизнеса и т.д. и т.п.
И этот список можно расширять до бесконечности, т.к. он может формироваться исходя из интересов бизнеса, которые, как вы понимаете, могут иметь бесконечную вариативность.
📌 Вполне естественно, что хранение чувствительной информации бизнеса должно строго регламентироваться по доступу, что достаточно легко решается разграничением полномочий.
📌 Крайне важно поддерживать актуальность выложенных в базе знаний документов. Это можно решить закреплением ответственных за каждым документом и автоматизировать напоминания о необходимости регулярных обновлений версий. Документ в базе всегда должен быть самым актуальным и правильным! В некоторых компаниях даже существует правило, что если документ распечатан, то он не является актуальным.
📌 Главным критерием удобства базы знаний является работоспособный поиск информации, основанный на логичной структуре разделов. Проверяется это достаточно просто. Разработчик базы привлекает обычных сотрудников и просит найти конкретный документ. Находят – отлично, не находят – нужно переделывать логику.
Смею утверждать, что база знаний – это основа устойчивости компании.
Во-первых, это культурный код компании, формируемый годами.
Во-вторых, это повышение самостоятельности сотрудников и ускорение процессов.
В-третьих, это экономия средств на обучение.
Ну, и самое главное – накопление знаний защитит бизнес от внезапного ухода звезд.